Nộp hồ sơ tách thửa đất, người dân giao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ để thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, đến ngày hẹn trả kết quả, cơ quan nhà nước thông báo không tìm thấy bản gốc Giấy chứng nhận, yêu cầu người dân chờ xác minh hoặc thậm chí hướng dẫn người dân tự làm thủ tục báo mất sổ đỏ.

Đây là tình huống không phổ biến nhưng nếu xảy ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sử dụng đất và quá trình giải quyết thủ tục hành chính của người dân. Một câu hỏi quan trọng được đặt ra: nếu người dân đã giao sổ đỏ cho cơ quan nhà nước và có giấy tiếp nhận hồ sơ nhưng sau đó sổ bị thất lạc thì có phải tự chịu trách nhiệm làm lại hay không?

Câu trả lời cần được xác định ngay từ nguyên nhân mất Giấy chứng nhận. Nếu tài liệu chứng minh cơ quan tiếp nhận đã nhận Giấy chứng nhận và việc thất lạc xảy ra trong quá trình cơ quan có thẩm quyền quản lý, luân chuyển, giải quyết hồ sơ thì không thể đơn giản coi đây là trường hợp “người dân làm mất sổ đỏ”. Trách nhiệm làm rõ việc thất lạc và khắc phục hậu quả trước hết phải được đặt ra đối với cơ quan đang quản lý hồ sơ.

Đặc biệt, người dân không nên vội vàng ký văn bản xác nhận mình làm mất Giấy chứng nhận nếu thực tế bản gốc đã được giao cho cơ quan nhà nước.

Khi làm thủ tục tách thửa có phải nộp sổ đỏ cho cơ quan nhà nước không?

Theo Điều 7 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ thực hiện thủ tục tách thửa gồm Đơn đề nghị tách thửa theo Mẫu số 01/ĐK; bản vẽ tách thửa theo Mẫu số 02/ĐK; Giấy chứng nhận đã cấp hoặc bản sao Giấy chứng nhận kèm bản gốc để đối chiếu hoặc bản sao có công chứng, chứng thực; cùng các văn bản của cơ quan có thẩm quyền thể hiện nội dung tách thửa nếu có. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp.

Điều này có ý nghĩa đặc biệt trong trường hợp xảy ra thất lạc hồ sơ. Nếu người dân đã nộp bản gốc Giấy chứng nhận thì Giấy tiếp nhận hồ sơ, phiếu kiểm soát quá trình giải quyết, dữ liệu điện tử trên hệ thống một cửa và hồ sơ luân chuyển giữa các cơ quan là những căn cứ quan trọng để xác định Giấy chứng nhận đã được giao cho cơ quan nào, vào thời điểm nào. Vì vậy, ngay khi phát hiện sổ đỏ bị thất lạc, việc đầu tiên không phải là đi khai báo “tôi bị mất sổ”, mà phải kiểm tra giấy tiếp nhận và toàn bộ dấu vết của quá trình bàn giao hồ sơ.

Ví dụ, ông A nộp hồ sơ tách một thửa đất thành hai thửa tại Bộ phận Một cửa. Phiếu tiếp nhận thể hiện hồ sơ đã được tiếp nhận và sau đó chuyển đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Đến ngày hẹn, cơ quan thông báo không tìm thấy bản gốc Giấy chứng nhận. Trong trường hợp này, cần truy lại quá trình tiếp nhận, bàn giao và luân chuyển hồ sơ để xác định sổ đỏ bị thất lạc ở công đoạn nào, thay vì mặc nhiên yêu cầu ông A tự khai báo mình làm mất.

Cơ quan nhà nước làm mất sổ đỏ có được yêu cầu người dân tự đi làm lại không?

Phải phân biệt rõ giữa “Giấy chứng nhận do người sử dụng đất làm mất” và “Giấy chứng nhận đã được cơ quan nhà nước tiếp nhận nhưng thất lạc trong quá trình giải quyết thủ tục”.

Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đã cấp do bị mất. Theo đó, người sử dụng đất nộp Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK. Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra thông tin của Giấy chứng nhận trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; đối với hộ gia đình, cá nhân còn có thủ tục niêm yết công khai việc mất Giấy chứng nhận tại UBND cấp xã trong 15 ngày, tiếp nhận phản ánh và sau đó thực hiện các bước để hủy Giấy chứng nhận cũ, cập nhật hồ sơ địa chính và cấp lại Giấy chứng nhận.

Tuy nhiên, quy định về thủ tục cấp lại không đồng nghĩa cơ quan đang làm thất lạc hồ sơ được chuyển toàn bộ trách nhiệm sang người dân. Nếu người dân có tài liệu chứng minh đã giao bản gốc cho cơ quan tiếp nhận thì trước tiên cơ quan đó phải kiểm tra, xác minh quá trình quản lý hồ sơ và làm rõ nguyên nhân thất lạc. Việc cuối cùng phải thực hiện thủ tục pháp lý để vô hiệu hóa Giấy chứng nhận cũ và cấp Giấy chứng nhận mới là vấn đề về thủ tục; còn câu hỏi “ai làm mất?” và “ai phải chịu trách nhiệm khắc phục?” là vấn đề khác.

Do đó, nếu cán bộ chỉ trả lời bằng miệng rằng “sổ bị mất rồi, bác về làm đơn báo mất đi” thì người dân nên yêu cầu cơ quan trả lời bằng văn bản, trong đó xác định tình trạng hồ sơ, quá trình tiếp nhận và hướng giải quyết. Đây là bước rất quan trọng để tránh việc sau này hồ sơ thể hiện thành chính người sử dụng đất khai báo làm mất Giấy chứng nhận.

Làm sao chứng minh mình đã giao sổ đỏ cho cơ quan nhà nước?

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả là chứng cứ đầu tiên cần kiểm tra. Khi tiếp nhận hồ sơ tách thửa, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Sau đó, nếu hồ sơ được tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa thì hồ sơ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết. Vì vậy, người dân cần giữ bản gốc phiếu tiếp nhận, giấy hẹn, biên nhận, phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ và mọi giấy tờ đã nhận được trong quá trình thực hiện thủ tục.

Nếu phiếu tiếp nhận không liệt kê cụ thể từng tài liệu, vẫn có thể yêu cầu cơ quan kiểm tra hồ sơ điện tử, sổ tiếp nhận, dữ liệu một cửa, phiếu chuyển hồ sơ giữa Bộ phận Một cửa và Văn phòng đăng ký đất đai, biên bản bàn giao hồ sơ hoặc tài liệu nghiệp vụ khác. Nếu đã từng nhận tin nhắn thông báo tình trạng hồ sơ hoặc tra cứu được tiến độ trên Cổng dịch vụ công thì cũng nên chụp lại, lưu giữ.

Có thể hình dung quá trình cần xác minh như sau: Người dân nộp hồ sơ → Bộ phận Một cửa tiếp nhận → lập phiếu tiếp nhận → chuyển hồ sơ → Văn phòng đăng ký đất đai nhận hồ sơ → cán bộ chuyên môn xử lý → cấp Giấy chứng nhận cho các thửa đất sau tách → trả kết quả. Phải xác định Giấy chứng nhận bị thất lạc tại mắt xích nào trong chuỗi này. Không nên chấp nhận câu trả lời chung chung rằng “hồ sơ không còn” khi chưa xác minh quá trình luân chuyển.

Sổ đỏ bị mất trong quá trình tách thửa thì thủ tục tách thửa có phải làm lại từ đầu không?

Không thể mặc nhiên kết luận người dân phải nộp một bộ hồ sơ mới và thực hiện toàn bộ thủ tục từ đầu. Theo Điều 7 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, sau khi tiếp nhận hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phải kiểm tra điều kiện tách thửa theo Điều 220 Luật Đất đai 2024. Nếu đủ điều kiện thì cơ quan có thẩm quyền xác nhận đủ điều kiện tách thửa, xác nhận vào bản vẽ để tiếp tục hoàn thiện thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận cho các thửa đất hình thành sau tách. Trường hợp tách thửa không làm thay đổi người sử dụng đất, cơ quan đăng ký thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động và cấp Giấy chứng nhận cho các thửa đất sau tách.

Như vậy, nếu hồ sơ đã được giải quyết một phần, ví dụ đã đo đạc, có bản vẽ tách thửa, đã kiểm tra điều kiện và xác nhận đủ điều kiện tách thửa thì việc Giấy chứng nhận cũ bị thất lạc không có nghĩa các kết quả hợp pháp đã thực hiện trước đó đương nhiên mất giá trị. Cơ quan giải quyết phải xác định hồ sơ đang ở bước nào và lựa chọn biện pháp khắc phục phù hợp.

Đây là lý do người dân nên yêu cầu cơ quan xác nhận bằng văn bản: ngày nhận hồ sơ; thành phần hồ sơ đã nhận; tiến độ đã thực hiện; việc thất lạc Giấy chứng nhận xảy ra ở đâu; biện pháp xử lý Giấy chứng nhận cũ; và thời hạn tiếp tục giải quyết hồ sơ tách thửa. Không nên chỉ tập trung vào việc “xin cấp lại sổ” mà bỏ quên hồ sơ tách thửa đang được giải quyết.

Sổ đỏ cũ bị thất lạc có nguy cơ bị người khác đem bán hoặc thế chấp đất không?

Đây là nỗi lo rất phổ biến của người dân nhưng cần hiểu đúng giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp. Việc một người cầm được bản giấy Giấy chứng nhận không đồng nghĩa người đó trở thành chủ sử dụng đất. Muốn thực hiện các giao dịch chuyển nhượng, thế chấp hoặc các giao dịch khác còn phải đáp ứng điều kiện và trình tự pháp luật tương ứng.

Dù vậy, việc bản gốc Giấy chứng nhận bị thất lạc vẫn tạo ra rủi ro và phải được xử lý kịp thời. Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ-CP yêu cầu Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra thông tin Giấy chứng nhận khai báo bị mất trong hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Nếu phát hiện thửa đất đã được chuyển quyền hoặc đang thế chấp tại tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế khác hoặc cá nhân theo quy định thì cơ quan đăng ký phải xử lý hồ sơ theo quy định; nếu đủ điều kiện thực hiện thủ tục mất Giấy chứng nhận thì sau các bước xác minh, niêm yết sẽ thực hiện hủy Giấy chứng nhận đã cấp và cấp lại.

Do đó, khi cơ quan thông báo không tìm thấy sổ đỏ, người dân nên yêu cầu xác minh ngay thay vì tiếp tục chờ đợi kéo dài. Mục tiêu không chỉ là có một cuốn sổ mới mà còn phải bảo đảm Giấy chứng nhận cũ được xử lý đúng trên hệ thống để tránh phát sinh rủi ro pháp lý.

Người dân có phải chịu chi phí cấp lại nếu cơ quan nhà nước làm mất sổ đỏ không?

Đây là vấn đề phải xem xét dựa trên nguyên nhân mất và quy định cụ thể về phí, lệ phí tại địa phương.

Nếu người sử dụng đất tự làm mất Giấy chứng nhận và đề nghị cấp lại thì họ thực hiện thủ tục cấp lại theo Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ-CP và thực hiện nghĩa vụ tài chính phát sinh theo quy định. Nhưng nếu có căn cứ xác định người dân đã giao Giấy chứng nhận cho cơ quan nhà nước, sau đó tài liệu bị thất lạc trong quá trình cơ quan quản lý hồ sơ thì việc yêu cầu người dân tự gánh mọi hậu quả và chi phí cần được xem xét lại trên cơ sở trách nhiệm của cơ quan, người thực hiện nhiệm vụ.

Người dân nên yêu cầu cơ quan làm mất hồ sơ xác định bằng văn bản phương án khắc phục và các khoản chi phí phát sinh. Nếu cơ quan yêu cầu người dân nộp một khoản phí, lệ phí hoặc chi phí khác, cần yêu cầu nêu rõ tên khoản thu, mức thu và căn cứ pháp lý. Không nên nộp những khoản tiền không có chứng từ hoặc chỉ được giải thích bằng miệng rằng “mất sổ thì phải đóng lại”.

Trường hợp việc thất lạc hồ sơ gây ra thiệt hại thực tế lớn hơn, ví dụ làm giao dịch hợp pháp bị đình trệ hoặc phát sinh thiệt hại khác, vấn đề trách nhiệm bồi thường chỉ nên đặt ra khi có đủ căn cứ về hành vi, thiệt hại thực tế và quan hệ nhân quả; không phải cứ chậm trả sổ là mặc nhiên được bồi thường một khoản tiền tùy ý.

Cơ quan nhà nước làm mất sổ đỏ nhưng không thừa nhận thì người dân phải làm gì?

Trong trường hợp này, chứng cứ quan trọng hơn tranh luận bằng lời nói. Trước tiên, người dân nên làm văn bản đề nghị xác minh và giải quyết việc thất lạc Giấy chứng nhận. Nội dung cần ghi rõ số hồ sơ, ngày nộp, cơ quan tiếp nhận, thửa đất, số phát hành hoặc số vào sổ cấp Giấy chứng nhận nếu có; đồng thời đề nghị xác nhận hồ sơ đã tiếp nhận những giấy tờ gì, hiện đang được đơn vị nào quản lý và kết quả tìm kiếm Giấy chứng nhận.

Nếu cơ quan trả lời rằng người dân không nộp bản gốc trong khi người dân có chứng cứ ngược lại thì cần yêu cầu kiểm tra dữ liệu một cửa và hồ sơ luân chuyển. Trong một số trường hợp, chính tài liệu nội bộ thể hiện việc cán bộ tiếp nhận đã chuyển “01 bản chính Giấy chứng nhận” cho bộ phận chuyên môn sẽ là căn cứ rất quan trọng.

Nếu cơ quan có thẩm quyền chậm giải quyết, không trả lời hoặc có quyết định, hành vi hành chính ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp thì tùy bản chất cụ thể, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại hoặc lựa chọn cơ chế tố tụng hành chính nếu có đủ điều kiện theo pháp luật. Tuy nhiên, trước khi khiếu nại cần xác định chính xác mình đang khiếu nại quyết định nào hoặc hành vi hành chính nào, tránh gửi đơn chung chung với nội dung “đề nghị tìm lại sổ đỏ”.

Có nên ký đơn báo mất sổ đỏ theo hướng dẫn của cán bộ không?

Phải đọc rất kỹ nội dung trước khi ký.

Nếu đơn chỉ nhằm thực hiện thủ tục kỹ thuật để cơ quan có thẩm quyền hủy Giấy chứng nhận cũ và cấp lại Giấy chứng nhận mới, đồng thời hồ sơ khác đã xác định rõ Giấy chứng nhận bị thất lạc trong quá trình cơ quan nhà nước quản lý thì cần đánh giá cụ thể nội dung văn bản. Nhưng nếu văn bản ghi theo hướng “tôi sơ suất làm mất Giấy chứng nhận” trong khi người dân thực tế đã nộp sổ cho cơ quan nhà nước thì không nên ký xác nhận một sự việc không đúng.

Một câu chữ tưởng như không quan trọng có thể làm thay đổi bản chất vụ việc. Sau này nếu phát sinh tranh chấp về trách nhiệm hoặc chi phí, cơ quan có thể viện dẫn chính đơn của người dân để cho rằng người dân đã thừa nhận mình làm mất sổ.

Cách an toàn hơn là mô tả đúng sự thật: người sử dụng đất đã giao Giấy chứng nhận cho cơ quan tiếp nhận vào ngày nào, theo hồ sơ số bao nhiêu; trong quá trình giải quyết thủ tục cơ quan thông báo không tìm thấy Giấy chứng nhận; nay đề nghị cơ quan xác minh, thực hiện thủ tục cần thiết để xử lý Giấy chứng nhận thất lạc và tiếp tục giải quyết hồ sơ tách thửa. Việc sử dụng mẫu nào và nội dung nào cần căn cứ yêu cầu cụ thể của cơ quan giải quyết nhưng không nên biến một sự cố của cơ quan thành lời thừa nhận lỗi của người dân.

Cấp lại sổ đỏ rồi có tiếp tục tách thửa được không?

Có thể tiếp tục nếu thửa đất đáp ứng đầy đủ điều kiện tách thửa. Điều 220 Luật Đất đai 2024 quy định các nguyên tắc, điều kiện tách thửa, hợp thửa. Bên cạnh điều kiện chung của Luật, còn phải kiểm tra quy định của UBND cấp tỉnh về điều kiện và diện tích tối thiểu đối với từng loại đất tại địa phương. Vì vậy, việc Giấy chứng nhận bị thất lạc không làm phát sinh quyền tách thửa nếu thửa đất vốn không đáp ứng điều kiện pháp luật.

Ngược lại, nếu hồ sơ đã đủ điều kiện tách thửa thì cơ quan có thẩm quyền phải giải quyết hậu quả của việc thất lạc Giấy chứng nhận để tiếp tục thủ tục. Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, tách thửa là trường hợp đăng ký biến động dẫn đến việc cấp Giấy chứng nhận cho các thửa đất sau tách; thông tin chính thức của các thửa đất sau tách chỉ được xác lập và chỉnh lý vào bản đồ địa chính sau khi thực hiện đăng ký biến động và được cấp Giấy chứng nhận.

Ví dụ, thửa đất ban đầu có diện tích 300m², người dân đề nghị tách thành hai thửa 150m². Hồ sơ đã được xác định đủ điều kiện nhưng Giấy chứng nhận gốc thất lạc tại cơ quan đăng ký. Mục tiêu xử lý không nhất thiết phải là “cấp lại nguyên trạng một sổ 300m² rồi người dân mang sổ đó quay lại từ đầu” trong mọi trường hợp. Cơ quan chuyên môn cần căn cứ trạng thái hồ sơ, dữ liệu địa chính và quy trình pháp luật để xác định phương án xử lý phù hợp, bảo đảm cuối cùng người dân được giải quyết thủ tục tách thửa hợp pháp mà không phải chịu hậu quả bất hợp lý do việc thất lạc hồ sơ.

Cần làm gì ngay khi biết cơ quan nhà nước làm thất lạc sổ đỏ?

Việc đầu tiên là giữ toàn bộ chứng cứ về quá trình nộp hồ sơ. Không giao bản gốc phiếu tiếp nhận cho người khác nếu không cần thiết; nên sao lưu phiếu hẹn, giấy biên nhận, tin nhắn, ảnh chụp hồ sơ và kết quả tra cứu trên hệ thống dịch vụ công.

Tiếp theo, làm văn bản gửi cơ quan đang giải quyết hồ sơ, đề nghị xác nhận tình trạng thất lạc và hướng khắc phục. Trong văn bản nên yêu cầu làm rõ: Giấy chứng nhận được tiếp nhận ngày nào; đơn vị nào nhận; đã chuyển qua những bộ phận nào; thời điểm phát hiện thất lạc; kết quả tìm kiếm; phương án xử lý Giấy chứng nhận cũ; thủ tục cấp Giấy chứng nhận mới; và thời hạn tiếp tục giải quyết hồ sơ tách thửa.

Có thể thực hiện theo trình tự: Kiểm tra phiếu tiếp nhận → sao lưu chứng cứ → yêu cầu xác minh hồ sơ → xác định nơi làm thất lạc → yêu cầu trả lời bằng văn bản → xử lý pháp lý Giấy chứng nhận cũ → cấp Giấy chứng nhận theo quy định → tiếp tục hoàn thành thủ tục tách thửa. Điểm quan trọng nhất là không biến vụ việc từ “cơ quan làm thất lạc tài liệu đã tiếp nhận” thành “người dân báo mất sổ đỏ” chỉ vì muốn giải quyết cho nhanh.

Người dân có quyền khiếu nại nếu việc làm mất sổ khiến hồ sơ tách thửa bị kéo dài không?

Có thể thực hiện quyền khiếu nại khi có căn cứ và xác định đúng đối tượng khiếu nại.

Không phải mọi sự chậm trễ đều được xử lý bằng một lá đơn có tên “đơn khiếu nại”. Nếu cơ quan đã thừa nhận thất lạc và đang chủ động khắc phục trong thời hạn hợp lý thì trước hết người dân có thể sử dụng văn bản đề nghị giải quyết, xác nhận tiến độ. Nếu đã quá thời hạn, cơ quan không giải quyết hoặc có hành vi hành chính ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp thì có thể xem xét cơ chế khiếu nại.

Khi soạn đơn, cần chỉ rõ hành vi bị khiếu nại. Ví dụ: không giải quyết hồ sơ tách thửa đúng thời hạn; không trả kết quả; yêu cầu người dân tự nhận trách nhiệm làm mất Giấy chứng nhận trái với thực tế; hoặc từ chối tiếp tục giải quyết hồ sơ mà không có căn cứ. Mỗi hành vi có nội dung và chứng cứ khác nhau.

Đơn càng cụ thể thì việc giải quyết càng hiệu quả. Một bộ hồ sơ gồm phiếu tiếp nhận, giấy hẹn, văn bản xác nhận thất lạc, các lần làm việc và văn bản yêu cầu giải quyết sẽ có giá trị hơn rất nhiều so với một đơn chỉ trình bày rằng “cơ quan làm mất sổ đỏ của gia đình tôi, đề nghị xử lý”.

Luật Công Tâm hỗ trợ gì trong trường hợp cơ quan làm mất sổ đỏ?

Đối với trường hợp này, luật sư trước tiên cần rà soát chứng cứ để xác định Giấy chứng nhận thực sự đã được giao cho cơ quan nhà nước hay chưa. Các tài liệu quan trọng gồm phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu hẹn, danh mục thành phần hồ sơ, hồ sơ tách thửa, dữ liệu tra cứu thủ tục hành chính, văn bản trao đổi với cơ quan đăng ký và các tài liệu thể hiện quá trình luân chuyển.

Sau đó phải xác định đúng cơ quan đang chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ. Hồ sơ có thể được nộp tại Bộ phận Một cửa nhưng đơn vị chuyên môn giải quyết lại là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Vì vậy, cần xác định sổ bị thất lạc trước hay sau khi chuyển hồ sơ, tránh gửi đơn sai cơ quan hoặc yêu cầu một đơn vị chịu trách nhiệm về giai đoạn hồ sơ không thuộc sự quản lý của họ.

Trên cơ sở đó, luật sư có thể hỗ trợ soạn văn bản đề nghị xác minh, yêu cầu tiếp tục giải quyết thủ tục, khiếu nại hành vi hành chính nếu có căn cứ và theo dõi quá trình xử lý Giấy chứng nhận thất lạc. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là “làm lại được sổ” mà phải bảo đảm hồ sơ tách thửa của người dân tiếp tục được giải quyết và quyền sử dụng đất không bị ảnh hưởng bởi sai sót trong quá trình quản lý hồ sơ.

Cơ quan làm mất sổ đỏ thì người dân không nên tự nhận mình là người làm mất

Khi nộp hồ sơ tách thửa, nếu người dân đã giao bản gốc Giấy chứng nhận cho cơ quan tiếp nhận và có tài liệu chứng minh việc bàn giao thì từ thời điểm đó, việc quản lý và luân chuyển hồ sơ phải được kiểm tra trong hệ thống giải quyết thủ tục hành chính. Điều 7 Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định cơ quan tiếp nhận phải cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; hồ sơ sau đó được chuyển đến cơ quan đăng ký đất đai để xử lý theo thẩm quyền.

Nếu Giấy chứng nhận bị thất lạc, pháp luật đã có cơ chế cấp lại Giấy chứng nhận bị mất tại Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, bao gồm kiểm tra dữ liệu, niêm yết trong trường hợp luật định, hủy Giấy chứng nhận đã cấp và cấp lại Giấy chứng nhận. Nhưng việc tồn tại thủ tục cấp lại không đồng nghĩa trách nhiệm làm mất hồ sơ được tự động chuyển sang người sử dụng đất.

Vì vậy, khi xảy ra tình huống này, người dân cần tập trung vào bốn việc: Chứng minh đã giao Giấy chứng nhận → yêu cầu xác định nơi làm thất lạc → yêu cầu xử lý pháp lý đối với Giấy chứng nhận cũ → yêu cầu tiếp tục giải quyết hồ sơ tách thửa.

Đặc biệt, không nên ký văn bản có nội dung thừa nhận “tôi làm mất sổ đỏ” nếu sự thật là Giấy chứng nhận đã được giao cho cơ quan nhà nước. Nếu cần thực hiện thủ tục cấp lại để giải quyết hậu quả thì nội dung hồ sơ phải phản ánh đúng diễn biến thực tế. Một cuốn sổ đỏ bị thất lạc không làm quyền sử dụng đất hợp pháp của người dân tự nhiên biến mất. Nhưng nếu xử lý không đúng ngay từ đầu, sự cố hành chính này có thể kéo theo việc hồ sơ tách thửa đình trệ, khó xác định trách nhiệm và phát sinh nhiều thủ tục không đáng có.

Căn cứ pháp lý

Luật Đất đai 2024, đặc biệt Điều 220 về tách thửa đất, hợp thửa đất.

Nghị định 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024 của Chính phủ, trọng tâm Điều 7 về trình tự, thủ tục tách thửa, hợp thửa; Điều 21 về cơ quan tiếp nhận hồ sơ; Điều 39 về trình tự, thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đã cấp do bị mất.

Luật Khiếu nại 2011 và pháp luật về tố tụng hành chính được xem xét áp dụng khi phát sinh quyết định, hành vi hành chính ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất.

Thông tin liên hệ

Văn Phòng Luật Công Tâm 

Địa chỉ: Tầng 6, số 141 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, Hà Nội.
Hotline hỗ trợ 24/7: 0972 810 901 – 0969 545 660
Website Luật Công Tâm
Email: [email protected]